In dit privacybeleid wordt uitgelegd welke persoonsgegevens Amerpodia BV (hierna te noemen wij of Amerpodia) zowel online (onder meer via onze websites) als offline verzameld  en hoe wij deze persoonsgegevens gebruiken.

In het algemeen verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens om u als bezoeker of van derde partijen waaronder zakelijke relaties van dienst te kunnen zijn. Wij zijn er ons van bewust dat persoonsgegevens zorgvuldig behandeld dienen te worden en dat we daar ook duidelijk in moeten zijn. Wij zorgen er voor dat de nodige organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om de veiligheid te waarborgen. In deze privacy-policy omschrijven wij waarom wij persoonsgegevens verzamelen en wat wij met deze gegevens doen. Wij doen dit naar beste kunnen waarbij het belang van uw privacy en het u goed van dienst te kunnen zijn altijd voorop zal staan.

Waarom verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens?

Er worden verschillende persoonsgegevens verzameld. Uw persoonsgegevens zijn nodig voor de correcte verwerking van een bestelling van kaarten en producten via onze website, webshop of via de telefoon en ook zodat wij u via e-mail, telefoon of post eventueel op de hoogte te brengen van belangrijke informatie omtrent uw bezoek en ook voor de verplichtingen die voortvloeien uit een gesloten overeenkomst.

Uw bestelhistorie wordt gekoppeld aan uw naam en e-mailadres. Wij hebben dan inzichtelijk wanneer u ons heeft bezocht en kunnen u beter van dienst zijn. Ook is dit voor u handig zodat u altijd kunt opvragen wanneer u ons heeft bezocht en ook om achteraf van dienst te kunnen zijn (bijvoorbeeld opnieuw versturen van kaarten of een pro forma factuur). Voor marketingdoeleinden stellen wij op basis van uw bestelhistorie een profiel op of categoriseren wij u tijdelijk waarmee wij u gericht per e-mail kunnen benaderen met relevante informatie, bijvoorbeeld in verband met door ons in de toekomst te organiseren andere programma’s. Voor strategische doeleinden maken wij anonieme analyses op basis van de bestelhistorie, geslacht en postcode.

Om welke gegevens gaat het?

1. Persoonsgegevens

Bij het plaatsen van een bestelling voor kaarten zijn een aantal gegevens verplicht zodat wij u kunnen identificeren als de rechtmatige eigenaar van de kaarten en sommige gegevens zijn optioneel.

• voornaam en achternaam – verplicht
• e-mailadres – verplicht
• adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats) – verplicht als u de kaarten per post wilt ontvangen
• telefoonnummer – optioneel
• geslacht – optioneel
• geboortedatum – optioneel

In sommige uitzonderlijke gevallen zullen wij u om uw burgerservicenummer (BSN) vragen. Dit zou kunnen plaatsvinden vanwege een verzoek van de nationale overheid noodzakelijk voor de uitoefening van het openbaar gezag. Dit doet zich voor wanneer u een programma bezoekt en leden van het Koninklijk Huis hetzelfde programma bezoeken. Uit veiligheidsoverwegingen wordt u dan gevraagd uw BSN te verstrekken. U heeft de keuze dit niet te delen met ons. In dat geval kunt u dan niet naar het programma en boeken wij u, in overleg met u, om naar een andere datum indien mogelijk of restitueren wij u het aankoopbedrag. Na het programma verwijderen wij uw BSN uit onze administratie.

Voor derde partijen zoals zakelijke relaties vragen wij in de meeste gevallen ook de bedrijfsnaam, btw en kvk nummer. Dit zijn verplichte gegevens.

Bovenstaande persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Gekochte kaarten en producten te kunnen uitgeven en toesturen.
• Te informeren over het programma en producten waarvoor is gekocht.
• Om toegangscontrole te kunnen uitvoeren.
• Om u gepersonaliseerde berichten te kunnen sturen of aan te spreken.
• Bepaalde gegevens zoals postcode, woonplaats, geboortedatum en geslacht worden ook anoniem verwerkt voor statistische-, marketing- en/ of strategische doeleinden.
• Voor derde partijen waaronder zakelijke relaties verwerken wij deze persoonsgegevens voor de crediteuren- en debiteurenadministratie en voor de verplichtingen die voortvloeien uit de gesloten (productie-) overeenkomt.

2. Betaalgegevens

De betaling wordt verzorgd door een andere partij, een Payment Service Provider (PSP). Op het moment dat u akkoord gaat met de bestelling en wilt afrekenen dan verlaat u tijdelijk de webshop en wordt u geleid naar een PSP. Zij verzorgt de betaling. U logt zelf in uw bankomgeving of vult uw creditcard gegevens in. Zodra de betaling akkoord is, krijgen wij dit door en wordt de bestelling afgerond. In dit proces worden er door Amerpodia geen persoonsgegevens gedeeld. Wij geven slechts aan de PSP een code door welk bedrag in rekening moet worden gebracht en de PSP laat elektronisch via een code weten of dit gelukt is of niet. Wij ontvangen geen bank of kaartgegevens. Wel verwerken wij uw betaalmethode, dus of u met bijvoorbeeld iDeal of creditcard heeft betaald.

Voor derde partijen waaronder zakelijke relaties verwerken wij de bankgegevens voor de crediteuren- en debiteurenadministratie.

3. Transactiegegevens

In uw bestelhistorie verzamelen en verwerken wij ook de transactiegegevens. Dit is nodig voor de uitvoering van de koopovereenkomst en uw bezoek. Het kan hier dan gaan om: datum en tijd programma, product, aantal kaarten of vouchers, type verzending van kaarten en registratie van andere opties die al dan niet tijdelijk worden aangeboden in het bestelproces. Deze gegevens worden ook anoniem gebruikt voor statistische-, marketing- en/ of strategische doeleinden.

4. Accountgegevens

In het bestelproces worden ook een inlog en een eventueel wachtwoord aangemaakt. Deze worden vastgelegd om een vervolgaankoop in de webshop te faciliteren. Per e-mailadres kan er één account worden aangemaakt.

5. Communicatievoorkeuren

Wij willen graag met u in contact komen en ook blijven. Wij doen dit op verschillende manieren. Een veel gekozen manier is om met u via e-mail te communiceren. Wij hebben verschillende soorten e-mails die u kunt ontvangen.

1. Wij bevestigen uw aankoop altijd via e-mail. Dit is een automatisch gegenereerd bericht en is onvermijdelijk.
2. Tot het bezoek aan een programma kunnen wij u servicemails sturen. Dit heeft als doel u te informeren over uw bezoek maar ook om u op de hoogte stellen van een aantal extra services die u kunt reserveren om uw bezoek compleet te maken. U kunt zich hiervoor afmelden in de link die in de e-mail wordt meegestuurd.
   Ook als u zich heeft afgemeld kunt u nog een e-mail ontvangen als wij dat toch belangrijk vinden voor uw bezoek. U kunt dan denken aan bijvoorbeeld een gewijzigde aanvangstijd van het programma of annulering. In sommige uitzonderlijke gevallen zullen wij ook trachten telefonisch contact op te nemen.
3. Ook na uw bezoek willen wij graag met u in contact blijven. Wij zijn altijd benieuwd naar uw ervaring en zullen hier dan ook veelal om vragen. Indien u zich heeft afgemeld dan ontvangt u geen e-mails met een verzoek om aan een enquête deel te nemen.
4. Periodiek sturen wij een nieuwsbrief naar alleen degenen die dat hebben aangegeven via een opt-in tijdens het bestellen van kaarten, aanmelding via de website, gebruik WIFI in het huis, bevestiging via e-mail als de inschrijving bijvoorbeeld telefonisch of in persoon aan bijvoorbeeld de kassa is gedaan.

6. Correspondentiegegevens

Berichten die via e-mail of social media aan ons worden gestuurd worden vastgelegd en bewaard. U heeft de keuze om te reageren op e-mails of uitingen van ons via e-mail of via social media. Wij bewaren deze gegevens uitsluitend voor referentie. Mochten wij bepaalde delen van uw correspondentie willen delen via media dan vragen wij uw toestemming vooraf. Het kan dan gaan om het delen van een bepaalde ervaring of quote.

7. Website en webshop bezoek

Onze website en webshop maken gebruik van cookies en andere soortgelijke technieken. Sommige cookies zijn nodig voor een juiste werking van de website en webshop. Wij doen dit zodat wij weten of het gaat om een eerste bezoek aan de website, benodigde tijd om een bestelling te plaatsen, welke webpagina’s bezocht worden, of de webshop goed werkt of geoptimaliseerd kan worden, waar in het bestelproces iemand afhaakt, mogelijkheid om snel in te loggen in uw persoonlijk web account. Klik hier voor meer informatie en ons cookie beleid.

8. Beeld- en/ of geluidsopnamen

Tijdens het bezoek aan het programma kunnen er beeld- en/ of geluidsopnamen worden gemaakt. Wanneer wij deze opnamen gaan gebruiken voor marketingdoeleinden zoals filmpjes of foto’s delen via social media of via andere media zoals de krant of TV dan zullen wij dat vooraf kenbaar maken bij de ingang van het huis.

Mocht een programma worden opgenomen voor uitzending dan zal hier vooraf een melding van worden gedaan. Het kan dan zijn dat u in beeld komt. Dit wordt vooraf bekend gemaakt.

In deze gevallen heeft u de mogelijkheid bezwaar te maken en zullen wij samen naar een gepaste oplossing zoeken.

Daarnaast worden er ook opnamen gemaakt voor interne doeleinden welke niet direct met de media worden gedeeld. Wij gebruiken deze opnamen voor ons archief.

In de directe omgeving van het huis worden om veiligheidsreden beeldopnamen gemaakt. Deze beelden worden uitsluitend gebruikt en gedeeld met de politie wanneer er sprake is van een misdrijf en/ of overtreding.

Wilt u liever geen persoonsgegevens met ons delen?

Bij het niet willen verstrekken van bepaalde persoonsgegevens (naam, adres en e-mailadres) kan een transactie uitsluitend offline worden verricht. Wij bieden u dan ook de mogelijkheid om anoniem een beperkt aantal kaarten voor een programma of product aan de kassa van het huis te kopen.

Het delen van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden niet doorverkocht aan derden.

Website

Onze websites bevatten koppelingen naar websites van derden. Als de bezoeker van de website deze koppelingen volgt, wordt onze website verlaten. Dit privacybeleid dekt niet het gebruik van de website van derden en om deze reden aanvaardt Amerpodia geen aansprakelijkheid voor het onzorgvuldig gebruik van persoonlijke gegevens of correct uitvoeren van de regelgeving door deze partijen. Wij adviseren u dan ook om de privacy statements van deze derden te raadplegen.

Uw bezoek aan een programma en het huis

Delen van uw persoonsgegevens met derden

Amerpodia deelt in sommige gevallen bepaalde persoonsgegevens van u met de cateraar waar het programma wordt gehouden indien dit nodig is voor het bezoek. Heeft u bijvoorbeeld een voucher gekocht voor een diner dan zal de cateraar hiervan op de hoogte worden gesteld zodat hij u van dienst kan zijn. Wij delen dan uitsluitend uw naam en aantal gekochte vouchers.

Hoe zorgen wij voor uw persoonsgegevens?

Beveiliging gegevens

Amerpodia spant zich tot het uiterste in om een adequaat en passend niveau van beveiliging van de persoonsgegevens te verzorgen door het nemen van passende organisatorische en technische maatregelen tegen onrechtmatige verwerking en-of verlies. Wij sluiten overeenkomsten af met partijen waar uw gegevens worden bewaard waarmee dit wordt gewaarborgd. Bij een eventueel datalek zal Amerpodia u hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte stellen op een manier die op dat moment het meest doeltreffend is. Tevens zal een datalek direct bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld en zullen wij de aanwijzingen die zij opstellen, binnen onze mogelijkheid, zorgvuldig opvolgen.

Bewaartermijn gegevens

Amerpodia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en in ieder geval niet langer dan voor de verwerkingsdoeleinden in dit privacybeleid nodig en houdt zich ter zake aan de geldende wet en regelgeving. Wanneer u zich via een opt in heeft opgegeven om onze nieuwsbrief te ontvangen, dan bewaren wij uw persoonsgegevens totdat u zich heeft uitgeschreven.

Indien het niet meer nodig is om persoonsgegevens te bewaren c.q. in ieder geval na vijf jaar na het laatste bezoek aan een programma zullen wij uw persoonsgegevens anonimiseren. Dit houdt in dat de gegevens niet meer naar u herleidbaar zijn. U krijgt hier vooraf een melding van en heeft dan 30 dagen de tijd te reageren. Als u besluit en ons laat weten niet geanonimiseerd te willen worden dan blijft u toegang houden tot uw account, bestelhistorie en kunnen wij u gepersonaliseerde communicatie sturen, anders niet. Wij registreren dit als een opt-in voor de nieuwsbrief. Op het moment dat uw gegevens zijn geanonimiseerd kan dat niet meer worden teruggedraaid.

Indien u een opt-in heeft voor de nieuwsbrief dan kunt u zich middels de afmeldlink in de e-mail afmelden.

Sommige gegevens kunt u zelf verwijderen zoals cookies.

De bewaartermijn voor persoonsgegevens van derde partijen waaronder zakelijk relaties is 7 jaar.

Inzage in, correctie en verwijdering van gegevens

Via het e-mailadres info@amerpodia.nl kunt u schriftelijk bezwaar maken tegen gebruik van bepaalde gegevens door ons, of verzoeken om inzage in, correctie en/of verwijdering van uw (persoons)gegevens. Op schriftelijk verzoek zullen eventuele, door u medegedeelde correcties, worden verwerkt. Amerpodia zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Wijzigingen

Er is veel gaande omtrent privacy en de Europese en nationale regelgeving wordt voortdurend aangepast en verscherpt. De gevolgen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming wordt nu uitgewerkt. Om deze reden zullen wij, indien nodig, ons privacybeleid aanpassen. Via de website wordt het actueel geldende privacybeleid weergegeven. Deze versie is opgesteld op 17 mei 2018.